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Note d’information sur la gestion des données personnelles

Version 1.0 du 1er février 2022

 

Les Laboratoires Coloplast SAS, société par actions simplifiée au capital de 22.001.980 euros, dont le siège social est sis Les Jardins du Golf, 6 rue de Rome, 93110 Rosny-sous-Bois, immatriculée au Registre du commerce et des sociétés de Bobigny sous le numéro 312 328 362, et Coloplast A/S (Holtedam 1, 3050 Humlebæk, Danemark), sont soit individuellement, soit conjointement responsables du traitement de données à caractère personnel (ci-après les « Données ») collectées et traitées sur ce site Internet (ci-après le « Site »).

Coloplast est particulièrement attachée à la protection des données à caractère personnel (ci-après les « Données ») communiquées par les utilisateurs se connectant au Site (ci-après les « Utilisateurs »).

Coloplast s’engage à collecter et traiter toute Donnée de l’Utilisateur en conformité avec toute réglementation en vigueur applicable au traitement de données, notamment la Réglementation relative aux données personnelles.

Pour les besoins de la présente note d’information, « Réglementation relative aux données personnelles » signifie toutes les lois et règlementations relatives à la protection des données applicables au traitement de données dans le cadre du Contrat, y compris les lois nationales de protection des données en vigueur en France (telles que la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’Informatique, aux Fichiers et aux Libertés) et le Règlement UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (le Règlement général sur la protection des données).

La présente note a pour objet d’informer l’Utilisateur sur :

  • Les finalités de la collecte et du traitement de Données
  • Les catégories de Données collectées et traitées
  • Les bases légales des traitements
  • Les destinataires des Données
  • La durée de conservation des Données
  • le(s) Responsable(s) du traitement pour chaque finalité
  • Les Droits des Utilisateurs

Finalités de la collecte et du traitement de Données

Catégories de Données collectées et traitées

Destinataires des Données

Bases légales des traitements

Durée de conservation des Données

Responsable du traitement

Gestion des commandes de produits

Cette finalité inclut : la facturation, l’expédition, la gestion des éventuels retours produits, l’enregistrement des informations que l’Utilisateur fournit à Coloplast et la gestion des préférences choisies par l’Utilisateur (catégories de Données 1. à 5.)

Les Données seront traitées exclusivement aux fins spécifiées.

1. Données relatives à l’identité de l’Utilisateur :
- Civilité
- Nom/prénom

2. Données relatives aux coordonnées de l’Utilisateur :
- Adresse
- Coordonnées téléphoniques
- Adresse électronique
- Indications de livraison (ex. digicode, étage…)

3. Données relatives aux commandes :
- Code interne de traitement permettant l'identification de l’Utilisateur
- Numéro de la transaction
- Détail des achats
- Montant des achats
- Données relatives au règlement des factures (règlements, impayés, remises)
- Retour de produits
- Réclamations (produit, paiement, livraison)

4. Données relatives aux moyens de paiement
- Nom / Prénom du détenteur de la carte
- Numéro de carte bancaire
- Date de fin de validité de la carte bancaire
- Cryptogramme visuel (lequel est immédiatement effacé)

5. Données de santé
- Type d’incontinence urinaires
- Volumes des fuites urinaires
- Date d’intervention
- Morphologie

Les Laboratoires Coloplast SAS et  Coloplast A/S ainsi que les tiers qui agissent sur instruction de Coloplast (par exemple prestataires de services logistiques sélectionnés par Coloplast, tel que La TNT Fedex, les fournisseurs de solutions informatiques via internet (cloud), de logiciels de traitement des paiements, de logiciels ERP tiers, tels que Sales Force, Oracle, Stripe (société basée aux Etats-Unis d’Amérique, fournisseur de la plateforme de paiement sécurisé en ligne utilisée sur le Site et uniquement destinataire des données de paiement). De tels cas impliqueront un transfert de Données à des tiers, mais uniquement pour les fins spécifiées et selon les instructions de Coloplast. Les Données pourront être collectées et traitées à travers le réseau du groupe Coloplast, ce qui peut impliquer le traitement de données personnelles en dehors de l'espace économique européen, dès lors que le niveau de protection des données est équivalent à celui de la zone européenne. Ce dernier sera garanti par des clauses contractuelles types sur la protection des données adoptées par l’UE, ou un mécanisme de certification européen sur la protection des données.

Les Données pourront être communiquées :

- A toute autorité légalement habilitée à en connaître en particulier en cas de réquisition judiciaire des autorités judiciaires, policières ou administratives.

- Si la marque objet de ce Site, ou Coloplast, ou tout ou partie de ses actifs sont acquis par un tiers ; en effet, les Données sont susceptibles de faire partie des actifs transférés.

Coloplast ne vend pas ou ne partage pas vos données avec d'autres tiers qui les utilisent à des fins propres.

Les articles 6(1)(a) et 9(2)(a) relatifs au consentement et l’article 6(1)(b) relatif à l’exécution d’un contrat du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) de l’UE constituent le fondement juridique sur la base duquel Coloplast traitera les Données.

Les Données sont conservées tant que le consentement donné par l’Utilisateur est valable, à savoir pendant 12 mois.

Les Données seront supprimées si l’Utilisateur retire son consentement (sauf si Coloplast doit conserver les données en vertu de la loi) ou si l'Utilisateur n'a pas, dans les 12 mois, donné à Coloplast une autre forme de consentement pour le traitement des Données.

Les Données relatives aux transactions sont conservées à des fins de documentation conformément à la loi locale applicable, par exemple la réglementation applicable en matière comptable, fiscale, qualité ou de prescription des droits.

A titre d’exemples :
- les Données nécessaires à la gestion des commandes et à la facturation sont conservées pendant toute la durée de la relation commerciale et dix (10) ans au titre des obligations comptables
- les Données de carte bancaire sont supprimées une fois que le délai de rétractation, prévu à l’article L221-18 du code de la Consommation, a expiré
- le numéro de carte bancaire et date de validité de la carte bancaire sont conservés pendant treize mois suivant la date de débit

Les Laboratoires Coloplast SAS et Coloplast A/S, conjointement (de plus amples informations sur la répartition des responsabilités entre Les Laboratoires Coloplast SAS et Coloplast A/S sont disponibles ici).

 

 

Gestion des demandes d’échantillons

Cette finalité inclut : l’expédition des échantillons, le suivi des expéditions, les avis des Utilisateurs (catégories de données 1.à 5.), la fourniture de conseils et l’assistance technique adaptés sur les produits (catégories de données 1.à 5.), l’adaptation des informations relatives aux échantillons commandés que Coloplast adressera à l’Utilisateur en fonction de ses préférences et de ses informations, l’envoi de messages sur des services adaptés, des rappels et des enquêtes (catégories de données 1., 3., 4.), le développement et/ou l’amélioration sur une base agrégée, des produits, technologies, algorithmes, pratiques de communication, apps et autres services de Coloplast, y compris en obtenant une meilleure compréhension de l'expérience, du comportement et des préférences des Utilisateurs (ceci comprend également l'obtention de connaissances et le développement et la documentation des revendications de produits et de marketing liées aux produits et services de Coloplast - catégories de données 1., 3., 4., 5.)

Les Données seront traitées exclusivement aux fins spécifiées.

1. Données relatives à l’identité de l’Utilisateur :
- Civilité
- Nom/prénom

2. Données relatives aux coordonnées de l’Utilisateur :
- Adresse
- Coordonnées téléphoniques
- Adresse électronique
- Indications de livraison (ex. digicode, étage…)

3. Données de santé
- Type d’incontinence urinaires
- Volumes des fuites urinaires
- Date d’intervention
- Morphologie

4. Préférences en matière d'information : Le type d'informations que l’Utilisateur a choisi de recevoir

5. Données relatives aux commandes :
- Code interne de traitement permettant l'identification de l’Utilisateur
- Numéro de la transaction
- Détail des commandes
- Retour de produits

Les Laboratoires Coloplast SAS et

Coloplast A/S ainsi que les tiers qui agissent sur instruction de Coloplast (par exemple prestataires de services logistiques sélectionnés par Coloplast, tel que La Poste Courrier, les fournisseurs de solutions informatiques via internet (cloud), de logiciels de traitement des paiements, de logiciels ERP tiers, tels que Sales Force, Oracle).

De tels cas impliqueront un transfert de Données à des tiers, mais uniquement pour les fins spécifiées et selon les instructions de Coloplast. Les Données pourront être collectées et traitées à travers le réseau du groupe Coloplast, ce qui peut impliquer le traitement de données personnelles en dehors de l'espace économique européen, dès lors que le niveau de protection des données est équivalent à celui de la zone européenne. Ce dernier sera garanti par des clauses contractuelles types sur la protection des données adoptées par l’UE, ou un mécanisme de certification européen sur la protection des données.

Les Données pourront être communiquées :

- A toute autorité légalement habilitée à en connaître en particulier en cas de réquisition judiciaire des autorités judiciaires, policières ou administratives.

- Si la marque objet de ce Site, ou Coloplast, ou tout ou partie de ses actifs sont acquis par un tiers ; en effet, les Données sont susceptibles de faire partie des actifs transférés.

Coloplast ne vend pas ou ne partage pas vos données avec d'autres tiers qui les utilisent à des fins propres.

Les articles 6(1)(a) et 9(2)(a) relatifs au consentement et l’article 6(1)(b) relatif à l’exécution d’un contrat, du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) de l’UE constituent le fondement juridique sur la base duquel Coloplast traitera les Données.

Aussi longtemps que le consentement de l'Utilisateur est valable. Les données seront supprimées si un Utilisateur retire son consentement ou si aucune interaction entre l'Utilisateur et Coloplast n'a eu lieu au cours des trois années précédentes (les interactions comprennent toutes les commandes, lettres, e-mails, appels ou tout autre type de communication).

Les données relatives aux transactions sont conservées à des fins de documentation conformément à la loi locale applicable, par exemple la loi dans le domaine de la comptabilité, de la fiscalité, de la qualité ou de la prescription des droits.

Les Laboratoires Coloplast SAS et Coloplast A/S, conjointement (de plus amples informations sur la répartition des responsabilités entre Les Laboratoires Coloplast SAS et Coloplast A/S sont disponibles ici).

 

Gestion des envois, par courrier, téléphone, e-mail, de communications, documents et outils promotionnels ou éducatifs, sur les offres de Coloplast qui intéressent l’Utilisateur (catégories de Données 1. à 5.). Coloplast adaptera les informations envoyées à l’Utilisateur en fonction de ses préférences et de ses informations (données personnelles, condition médicale, données de santé, informations sur les produits, et détails sur les transactions et les activités). Ces communications et informations  pourront prendre la forme de messages adaptés, de rappels, d'offres et d'avantages spéciaux (catégories de données 1.-5.), permettront à Coloplast d’effectuer des analyses de segmentation sur la base des données personnelles de l’Utilisateur, de sa situation médicale, de ses données de santé et aux produits, de ses données relatives aux transactions et aux activités, et de ses préférences en matière d'information, et ce afin d'obtenir des informations, de mener des campagnes sur mesure et de cibler l’Utilisateur avec des informations pertinentes pour lui (catégories de données 1.,3., 4., 5.)

Les Données seront traitées exclusivement aux fins spécifiées.

1. Données relatives à l’identité de l’Utilisateur :
- Civilité
- Nom/prénom

2. Données relatives aux coordonnées de l’Utilisateur :
- Adresse
- Coordonnées téléphoniques
- Adresse électronique

3. Données de santé
 - Type d’incontinence urinaire
- Volumes des fuites urinaires
- Date d’intervention
- Morphologie

4. Préférences en matière d'information : Le type d'informations que l’Utilisateur a choisi de recevoir

5. Détails des transactions et des activités : date et heure des appels, réunions et autres interactions avec Coloplast.

Les Laboratoires Coloplast SAS et Coloplast A/S ainsi que les tiers qui agissent sur instruction de Coloplast (par exemple prestataires de services logistiques sélectionnés par Coloplast, les fournisseurs de solutions informatiques via internet (cloud), de logiciels de traitement des paiements, de logiciels ERP tiers, tels que Sales Force, Oracle).

De tels cas impliqueront un transfert de Données à des tiers, mais uniquement pour les fins spécifiées et selon les instructions de Coloplast. Les Données pourront être collectées et traitées à travers le réseau du groupe Coloplast, ce qui peut impliquer le traitement de données personnelles en dehors de l'espace économique européen, dès lors que le niveau de protection des données est équivalent à celui de la zone européenne. Ce dernier sera garanti par des clauses contractuelles types sur la protection des données adoptées par l’UE, ou un mécanisme de certification européen sur la protection des données.

Les Données pourront être communiquées :

- A toute autorité légalement habilitée à en connaître en particulier en cas de réquisition judiciaire des autorités judiciaires, policières ou administratives.

- Si la marque objet de ce Site, ou Coloplast, ou tout ou partie de ses actifs sont acquis par un tiers ; en effet, les Données sont susceptibles de faire partie des actifs transférés.

Coloplast ne vend pas ou ne partage pas les données des Utilisateurs avec d'autres tiers qui les utilisent à des fins propres.

Les articles 6(1)(a) et 9(2)(a) relatifs au consentement, du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) de l’UE constituent le fondement juridique sur la base duquel Coloplast traitera les Données.

Aussi longtemps que le consentement de l'Utilisateur est valable. Les données seront supprimées si un Utilisateur retire son consentement ou si aucune interaction entre l'Utilisateur et Coloplast n'a eu lieu au cours des trois années précédentes (les interactions comprennent toutes les commandes, lettres, e-mails, appels ou tout autre type de communication).

Les Laboratoires Coloplast SAS

 

Dans certains cas, les appels téléphoniques avec l’Utilisateur peuvent être enregistrés dans le but d’améliorer nos services et à des fins de formation.  Dans ce cas, l’Utilisateur en sera informé au préalable et il lui sera donné la possibilité de s’y opposer. Si l’Utilisateur accepte, l’enregistrement sera conservé pendant 6 mois, puis supprimé.

L’Utilisateur peut à tout moment écrire à privacyrequests@coloplast.com afin de demander :

  • L’accès à ses Données
  • La rectification ou la suppression de ses Données
  • Des restrictions concernant le traitement de ses Données
  • A recevoir ses Données dans un format ouvert et lisible par machine (portabilité des données)
  • Le retrait des consentements donnés à Coloplast pour le traitement de ses Données

L’exercice des droits ci-dessus n’entraînera aucune conséquence négative pour l'Utilisateur. Le retrait du consentement n'affecte pas la licéité du traitement fondé sur le consentement avant son retrait.

Si l’Utilisateur souhaite en savoir plus sur la manière dont Coloplast traite les Données, consulter le site https://www.coloplast.com/global/privacy-notice/privacy-notice---french/.

Coloplast a nommé un délégué à la protection des données. Si l’Utilisateur a des questions concernant le traitement de ses données personnelles par Coloplast, il peut contacter par email le délégué à la protection des données à l’adresse dataprotectionoffice@coloplast.com ou par courrier adressé à Coloplast, à l'attention du délégué à la protection des données. Toute réclamation concernant le traitement des Données par Coloplast doit également être envoyée au délégué à la protection des données de Coloplast. L’Utilisateur a également le droit de porter réclamation auprès de l’autorité de surveillance compétente s’il n’est pas satisfait de la manière dont Coloplast traite les réclamations. En France, l’autorité compétente est la CNIL (www.cnil.fr).

Pour toutes questions, l’Utilisateur peut contacter Coloplast par courrier à Laboratoires Coloplast SAS, Les Jardins du Golf, 6 rue de Rome, 93110 Rosny-sous-Bois ou par courrier électronique à l’adresse suivante : contend.france@coloplast.com  

Coloplast se réserve le droit de modifier la politique de confidentialité à tout moment et à son entière discrétion. Si des modifications sont apportées aux règles de traitement des Données, l’Utilisateur en sera informé et son consentement auxdites modifications sera demandé.